FAQ export PDF, CSV và ZIP trong RoomLedger
RoomLedger có thể chứa ảnh hiện trạng, measurements, inventory, meter readings, ghi chú và chữ ký hoặc thông tin bàn giao. PDF, CSV và ZIP không có cùng mục đích. Chọn format theo người nhận, mở thử file trước khi gửi và giữ bản gốc trong thời hạn phù hợp.
PDF dùng khi nào?
PDF phù hợp để đọc một report theo bố cục cố định, gửi bản tổng quan hoặc in ra đối chiếu. Kiểm tra tên property, ngày, trang đầu và trang cuối, ảnh cận cảnh cùng phần ghi chú. PDF có thể không thuận tiện để lọc hàng trăm món đồ. Nếu ảnh bị cắt hoặc chữ tràn, tạo lại export trước khi bàn giao.
CSV dùng khi nào?
CSV phù hợp với inventory, số đo hoặc danh sách cần lọc và xử lý tiếp. Mở bằng encoding đúng, xem dấu phân cách, đơn vị, ngày, decimal và ký tự tiếng Việt. Đừng coi CSV là bản thay thế ảnh hoặc hóa đơn; nó thường chỉ chứa trường dữ liệu. Tạo copy trước khi thêm công thức và giữ bản export nguyên trạng.
ZIP dùng khi nào?
ZIP phù hợp khi người nhận cần report cùng ảnh, hóa đơn hoặc file liên quan. Giải nén thử, kiểm tra tên thư mục, số lượng ảnh và quyền truy cập. Xóa file không liên quan trước khi chia sẻ vì package có thể chứa địa chỉ, serial hoặc tài liệu riêng tư. Ghi ngày tạo và người nhận.
RoomLedger giúp chuẩn bị một gói hồ sơ có cấu trúc, không quyết định format pháp lý bắt buộc. Xem RoomLedger.
Checklist trước khi gửi
Xác nhận đúng property và ngày; mở PDF ở trang đầu, giữa và cuối; kiểm tra CSV có đơn vị và encoding; giải nén ZIP; đối chiếu số ảnh với hồ sơ; xóa bản ghi không liên quan; và đặt quyền chia sẻ tối thiểu. Nếu report có chữ ký, địa chỉ, serial hoặc hóa đơn, hãy xem người nhận có thực sự cần từng phần không. Ghi ngày gửi và lưu xác nhận.
Lưu ý: Hỏi chủ nhà, insurer, kế toán hoặc tư vấn phù hợp về yêu cầu lưu và nộp hồ sơ.
Chọn format theo câu hỏi
Nếu câu hỏi là “tình trạng lúc nhận nhà ra sao?”, PDF cùng ảnh chú thích thường dễ đọc. Nếu câu hỏi là “tài sản nào đang ở phòng nào?”, CSV dễ lọc hơn. Nếu câu hỏi là “bằng chứng gốc nằm ở đâu?”, ZIP có thể phù hợp nhưng cần danh sách file và quyền truy cập rõ. Một package lớn không tự nhiên tốt hơn; nó có thể làm tăng rủi ro chia sẻ nhầm dữ liệu.
Sau khi người nhận xác nhận đã lấy được file, giữ hoặc thu hồi link theo chính sách của bạn. Không chỉnh trực tiếp bản export đã gửi mà không ghi phiên bản mới. Khi có thay đổi, tạo report mới với ngày và mô tả khác biệt để chuỗi hồ sơ dễ theo dõi.