Báo cáo kiểm tra nhà nên có gì? Ảnh, ghi chú, công tơ và chữ ký
Một báo cáo kiểm tra nhà tốt cần giúp người đọc trả lời ba câu hỏi: kiểm tra căn nhà khi nào, từng hạng mục đang ở tình trạng gì, và bằng chứng nào hỗ trợ ghi nhận đó. Một trang ảnh rời rạc có thể nhiều thông tin nhưng khó đối chiếu nếu không có phòng, ngày và chú thích.
RoomLedger tạo báo cáo theo property và inspection type. Hồ sơ có thể gồm ngày kiểm tra, phòng, đánh giá tình trạng, ghi chú, ảnh, số đo, chỉ số công tơ, chìa khóa và chữ ký của các bên.
Các thành phần chính
Thông tin phiên kiểm tra
Ghi loại kiểm tra như move-in, move-out hoặc kiểm tra trong thời gian thuê. Ngày và tên property giúp tách báo cáo hiện tại khỏi những lần trước.
Nội dung theo phòng
Mỗi phòng nên có ảnh toàn cảnh, ảnh cận cảnh và ghi chú đủ cụ thể. “Có vết trên tường” chưa rõ bằng “vết xước dài gần ổ điện phía trái cửa”. Mô tả vị trí giúp so sánh khi kiểm tra lại.
Công tơ và chìa khóa
Chỉ số công tơ và số chìa khóa thường bị bỏ quên nhưng lại dễ đối chiếu. Chụp ảnh mặt số, ghi loại công tơ và mô tả chìa khóa hoặc thẻ ra vào.
Chữ ký
RoomLedger cho phép hai người ký trên một điện thoại. Chữ ký cho thấy các bên đã xem một bản ghi; nó không tự biến mọi nội dung thành kết luận pháp lý. Hãy để mọi người đọc và sửa sai trước khi ký.
Dấu vết file
Báo cáo liệt kê fingerprint SHA-256 của ảnh. Fingerprint giúp kiểm tra ảnh có bị thay đổi sau khi xuất hay không; nó không chứng minh rằng nhận xét trong ảnh là đúng hoặc tranh chấp sẽ được giải quyết theo hướng nào.
Kiểm tra trước khi chia sẻ
1. Địa chỉ hoặc tên property đúng chưa? 2. Ngày và loại inspection đúng chưa? 3. Mỗi phòng đã có ảnh bối cảnh chưa? 4. Các hạng mục “cần kiểm tra” đã được ghi chú chưa? 5. Công tơ và chìa khóa có số liệu chưa? 6. Cả hai bên đã xem nội dung trước khi ký chưa? 7. PDF, ảnh gốc và ZIP đã mở thử chưa?
Khi xuất xong, giữ bản sao ở nơi bạn kiểm soát và chia sẻ cho đúng người. Nếu hồ sơ liên quan tiền cọc, sửa chữa hoặc tranh chấp, hãy giữ hợp đồng và trao đổi liên quan cùng với báo cáo.
RoomLedger giúp bạn tạo một record có cấu trúc; hợp đồng và luật địa phương quyết định quyền, nghĩa vụ và cách hồ sơ được xem xét. Xem RoomLedger.
Lưu ý: Đây không phải tư vấn pháp lý. RoomLedger không bảo đảm báo cáo có tính ràng buộc hoặc được mọi chủ nhà, cơ quan hay tòa án chấp nhận.