Lập danh sách thiết bị theo từng phòng
Danh sách thiết bị theo phòng giúp người thuê, chủ nhà hoặc người quản lý biết thiết bị nào thuộc vị trí nào. Một danh sách tốt có tên, số lượng, vị trí, tình trạng và thông tin nhận diện khi cần. RoomLedger hỗ trợ liên kết equipment với room và property.
Bắt đầu bằng vị trí
Đi theo thứ tự cố định: bếp, phòng khách, phòng ngủ, phòng tắm, kho và khu ngoài trời nếu có. Ghi thiết bị gắn tường, thiết bị rời, điều khiển, dây, bộ lọc và phụ kiện. Không gom nhiều phòng vào một dòng “thiết bị căn hộ”.
Thêm ảnh và thông tin nhận diện
Chụp ảnh bối cảnh để biết thiết bị ở đâu và ảnh cận nhãn model hoặc serial khi phù hợp. Che dữ liệu không cần chia sẻ. Ghi trạng thái hoạt động khi kiểm tra, chưa thử, cần sửa hoặc không thể xác minh.
Kiểm tra trước export
Đếm tổng theo room, tìm record thiếu ảnh hoặc vị trí, rồi export PDF, CSV hoặc ZIP. Xem RoomLedger để xây inventory có cấu trúc.
Lưu ý: Không tháo hoặc thử thiết bị nguy hiểm chỉ để hoàn thành checklist.
Xử lý thiết bị giống nhau
Nếu có nhiều thiết bị cùng model, gắn thêm vị trí, room hoặc số inventory nội bộ để phân biệt. Không dùng serial đoán khi ảnh không rõ. Nếu thiết bị chưa kết nối hoặc bị che, ghi đúng giới hạn. Khi export, kiểm tra số lượng theo phòng và tìm các dòng không có ảnh hoặc không có trạng thái.
Một thiết bị có thể gắn vào tường, đặt trong tủ hoặc lưu ở kho; ghi vị trí thực tế để người khác tìm được. Nếu thiết bị dùng chung giữa hai phòng, ghi phạm vi thay vì tạo hai record trùng. Sau khi thay đổi, giữ ngày và người cập nhật.
Người review nên có thể tìm thiết bị chỉ từ room, vị trí và ảnh mà không cần đoán.
Ghi ngày cập nhật khi thiết bị được chuyển, sửa hoặc thay thế. Không dùng một ảnh chung cho nhiều thiết bị nếu không thể biết ảnh thuộc record nào. Nếu inventory dùng cho bảo hiểm hoặc bàn giao, lưu bản export và quyền chia sẻ phù hợp.
Một trạng thái “chưa kiểm tra” có giá trị hơn một trạng thái “hoạt động” được điền mặc định. Ghi người chịu trách nhiệm cho lần kiểm tra tiếp theo và ngày dự kiến nếu cần.
Trước khi ký hoặc gửi report, lọc các record không có room, vị trí, ảnh hoặc trạng thái. Sửa tại chỗ khi có thể; nếu chưa thể, để ngoại lệ rõ ràng. Khi thiết bị được chuyển sang phòng khác, cập nhật ngày và người thay đổi để lịch sử không bị mất.