Checklist nhận nhà thuê: cần chụp và ghi gì trong ngày chuyển vào?
Ngày nhận nhà thường bận: ký hợp đồng, nhận chìa khóa, chuyển đồ và xử lý các việc phát sinh. Chính vì vậy, những vết xước nhỏ hoặc chỉ số công tơ dễ bị bỏ qua. Một checklist ngắn giúp bạn đi qua từng phòng theo cùng một thứ tự và tạo một bản ghi có ngày tháng.
Checklist không bảo đảm bạn sẽ thắng một tranh chấp hay chắc chắn được hoàn lại tiền cọc. Luật thuê nhà, hợp đồng, chủ nhà, môi giới và cơ quan giải quyết tranh chấp có thể có yêu cầu khác nhau. Mục tiêu của hồ sơ là giúp các bên nhớ cùng một hiện trạng và có cơ sở để trao đổi.
Trước khi bước vào từng phòng
Ghi ngày, giờ, địa chỉ hoặc tên property, người tham gia và loại kiểm tra là move-in. Nếu chủ nhà hoặc môi giới có mẫu riêng, hãy dùng song song nếu cần. Kiểm tra điện thoại đủ pin, lau ống kính và bảo đảm ảnh có thể đọc được.
RoomLedger cho phép tạo một property, chụp ảnh, ghi chú tình trạng, nhập số đo, công tơ, chìa khóa và chữ ký trên cùng thiết bị. Bạn có thể dùng feet hoặc mét tùy cài đặt.
Checklist theo từng phòng
Tường, trần và sàn
Đi chậm theo chiều kim đồng hồ. Chụp một ảnh toàn cảnh để thấy vị trí, sau đó chụp cận cảnh vết nứt, lỗ khoan, vết bẩn, bong sơn, phồng sàn hoặc mép thảm bị hỏng. Trong ghi chú, mô tả vị trí tương đối như “bên trái cửa sổ”, thay vì chỉ viết “tường xấu”.
Cửa, cửa sổ và khóa
Ghi tình trạng tay nắm, bản lề, kính, rèm và khóa. Nếu có chìa khóa, ghi số lượng và loại. Không cần cố sửa thiết bị trong lúc kiểm tra; chỉ ghi nhận điều bạn thấy và báo lại theo kênh quy định trong hợp đồng.
Điện, đèn và thiết bị
Kiểm tra công tắc, đèn, ổ cắm và các thiết bị được bàn giao nếu an toàn để làm vậy. Chụp model hoặc serial khi cần cho inventory. Nếu thấy dấu hiệu nguy hiểm như dây hở hoặc mùi cháy, ưu tiên an toàn và báo người có trách nhiệm; ứng dụng không thay thế kỹ thuật viên.
Bếp và phòng tắm
Chụp mặt bàn, tủ, bồn rửa, vòi, bếp, lò, tủ lạnh, bồn cầu, vòi sen và các góc dễ có ẩm. Ghi rõ đây là vết cũ, dấu hiệu cần theo dõi hay hạng mục chưa thể kiểm tra. Không kết luận nguyên nhân rò nước chỉ từ một bức ảnh.
Ghi công tơ và chìa khóa
Chụp mặt số công tơ sao cho vừa thấy số vừa thấy thiết bị. Ghi loại công tơ và chỉ số vào trường tương ứng. Với chìa khóa, ghi số lượng và mô tả ngắn như “cửa chính”, “hòm thư”, “kho”. Nếu có thẻ ra vào, ghi riêng để dễ đối chiếu khi trả nhà.
Chữ ký và báo cáo
Sau khi đi qua các phòng, cho mỗi bên xem lại các ghi chú và ảnh. RoomLedger cho phép hai người ký trên màn hình của một điện thoại, sau đó đưa chữ ký vào báo cáo. Hãy để mọi người đọc nội dung trước khi ký; đừng ký một trang trống hoặc một bản chưa kiểm tra.
Bạn có thể xuất report PDF, inventory PDF/CSV và ZIP. Nên mở thử file ngay sau khi xuất, giữ bản sao ở nơi bạn kiểm soát và gửi cho các bên theo thỏa thuận.
Những điều nên tránh
- Chỉ chụp ảnh cận cảnh mà không có ảnh toàn cảnh.
- Ghi “bình thường” mà không nêu phòng và hạng mục.
- Bỏ qua công tơ hoặc chìa khóa vì nghĩ sẽ nhớ sau.
- Dùng số đo của app như số đo khảo sát chính thức.
- Nghĩ rằng một báo cáo của app tự động có giá trị pháp lý như nhau ở mọi nơi.
RoomLedger tạo một bản ghi có cấu trúc; còn hợp đồng và quy định địa phương mới quyết định quyền, nghĩa vụ và cách hồ sơ được xem xét. Bắt đầu một hồ sơ nhận nhà với RoomLedger.
Lưu ý: RoomLedger không phải dịch vụ pháp lý, khảo sát hay định giá. Các phép đo là gần đúng; nếu con số chính xác có ý nghĩa pháp lý hoặc kỹ thuật, hãy dùng chuyên gia phù hợp.