Faut-il envoyer un PDF ou les photos originales lors d’un état des lieux ?
Le PDF convient lorsque le destinataire doit lire un rapport structuré. Les photos originales servent à voir les détails, les métadonnées et le contexte qu’un PDF peut réduire ou ne pas afficher. Souvent, il ne faut pas choisir : envoyez le PDF comme guide, gardez les originaux et fournissez les images utiles si une précision est nécessaire. RoomLedger crée des rapports et des exports, mais il faut vérifier les exigences du destinataire.
Quand le PDF est adapté
Le PDF est facile à ouvrir, imprimer et partager avec une mise en page stable. Il convient aux checklists, états, compteurs, clés, inventaires et notes générales. Avant l’envoi, vérifiez la dernière page, la bonne pièce pour chaque image, la date, le nom du logement, le nombre de pages et les champs coupés. Utilisez un nom de fichier avec version et date.
Quand les photos originales sont nécessaires
Les originaux permettent de zoomer sur une rayure, de voir l’environnement, de contrôler une couleur ou d’examiner un détail absent du PDF. Regroupez les photos par identifiant d’objet ou de fiche. Partagez uniquement les fichiers utiles et tenez compte des métadonnées et de la confidentialité. Ne modifiez jamais une image de façon à changer ce qu’elle montre.
Construire un dossier de remise
Créez le rapport PDF, un CSV si le destinataire doit filtrer et un ZIP ou dossier d’images si les preuves complètes sont nécessaires. Ajoutez un README indiquant la date, le logement, la structure et le lien entre photos et fiches. Ouvrez le dossier sur un autre appareil avant l’envoi. Découvrir RoomLedger et lire l’aide.
Les exigences varient
Le bail, l’assureur ou l’organisme de dépôt peut demander un nom, une taille, une signature ou un canal particulier. Demandez avant d’exporter. Un PDF bien présenté ne garantit pas son acceptation et une grande image ne remplace pas un formulaire officiel. Gardez la version envoyée et confirmez que le destinataire a pu la télécharger.
Conclusion
Le PDF est le rapport lisible et les photos originales sont la source détaillée ; ils se complètent. Utilisez RoomLedger pour créer un dossier structuré, testez chaque fichier et partagez-le selon le besoin. Pour une réclamation importante, conservez toutes les sources et demandez les exigences de preuve.
Remarque : RoomLedger ne garantit pas qu’un tiers considérera un PDF, une photo ou une signature comme suffisants dans tous les cas.