كيفية تسجيل المفاتيح عند الدخول والخروج
المفاتيح صغيرة لكنها قد تسبب خلافاً عند الدخول أو الخروج. عبارة «تم استلام كل المفاتيح» لا توضح العدد أو الأبواب أو أجهزة التحكم والبطاقات. تمنح القائمة التي تُنشأ وقت التسليم الطرفين أساساً واحداً وتظهر النواقص أو البدائل.
صنف حسب النوع والمكان
افصل مفاتيح الباب الرئيسي والغرف وصندوق البريد والمخزن والبوابة وقفل الدراجة وأجهزة المرآب والبطاقات والنسخ الاحتياطية. استخدم رموزاً مثل K01 وK02 أو وصف الباب وسجل العدد. حتى المفاتيح المتطابقة تُعد منفصلة. صف المفتاح المنحني أو صعب الدوران، ولا تصور رمزاً سرياً يكشف وصولاً غير لازم.
صوّر واختبر ضمن الحدود
التقط صورة جماعية تظهر العدد ثم صوراً تفصيلية للأنواع المختلفة. سجل التاريخ والعقار. إذا كان مسموحاً وآمناً اختبر القفل بشكل أساسي، ولا تفك القفل أو تنسخ مفتاحاً دون إذن. اكتب «لم يتم الفحص» عند تعذر الاختبار. بالنسبة للبطاقة أو جهاز التحكم سجل الاستلام ولا تؤكد العمل دون اختبار.
كرر القائمة عند الإرجاع
سجل الدخول هو الأساس. عند الخروج استخدم الرموز والجدول نفسيهما لتسجيل المعاد والمفقود والتالف وما سيُسلّم لاحقاً. إذا طلب المالك الشحن فاحتفظ بدليل التسليم حسب الاتفاق. عند تغيير القفل أضف التاريخ والسبب وحامل المفتاح الجديد ولا تحذف السجل القديم.
اربط التسليم في RoomLedger
يمكن وضع المفاتيح وعناصر الوصول في عقار أو غرفة مع صور وملاحظات وتقرير. تعرّف على RoomLedger. اجمعها مع صور الباب وقراءات العدادات والمخزون لتوضيح العقار. صدّر PDF للقراءة وCSV للتصفية وZIP للصور وفق سياستك.
لا يثبت تقرير التطبيق موافقة الطرفين على كل الشروط. إذا كان التوقيع أو وقت التسليم أو التأمين ذا أهمية قانونية، استخدم وثائق توافق العقد والقواعد المحلية. عند النزاع احتفظ بالأصول والرسائل والخط الزمني واسأل مختصاً.
ملاحظة: لا يحل RoomLedger محل العقد أو المشورة القانونية بشأن الوصول والأقفال والتأمين.