ZIP export để sao lưu hồ sơ RoomLedger
ZIP có thể giữ nhiều thành phần của property như report, inventory, ảnh và dữ liệu liên quan. Export thành công chưa đủ; bạn cần biết file ở đâu, mở được không, thuộc phiên bản nào và ai được quyền truy cập. RoomLedger không thể tự khôi phục mọi dữ liệu nếu thiết bị mất hoặc app bị xóa.
Export theo property
Đặt tên gồm property, room hoặc phạm vi, ngày và version. Kiểm tra bạn đã chọn đúng property, không trộn địa chỉ hoặc ảnh của nơi khác. Nếu có thông tin nhạy cảm, chọn nơi lưu phù hợp.
Mở thử ZIP
Giải nén vào thư mục tạm, mở PDF, CSV và một số ảnh, kiểm tra tên file và số lượng. Bảo đảm ảnh cận, caption, signature hoặc note quan trọng không bị thiếu. Không xóa bản trên thiết bị cũ trước khi bản sao mới mở được.
Quản lý bản sao
Giữ ít nhất một bản ở nơi kiểm soát quyền truy cập, ghi ngày review và cập nhật khi property thay đổi. Xem RoomLedger.
Lưu ý: ZIP là bản sao dữ liệu, không phải bằng chứng tự động về quyền hoặc trách nhiệm pháp lý.
Đặt quy trình sao lưu
Chọn ngày export định kỳ hoặc sau mỗi lần bàn giao quan trọng. Ghi version, người tạo, nơi lưu và ngày kiểm tra mở file. Không chỉ giữ ZIP trên cùng một thiết bị; chọn nơi có quyền truy cập phù hợp và xem lại khi đổi điện thoại. Nếu file chứa chữ ký hoặc địa chỉ, hạn chế người nhận.
Trước khi xóa app hoặc đổi máy, mở bản backup trên thiết bị hoặc thư mục độc lập. Kiểm tra một report, một CSV và nhiều ảnh ở các room khác nhau. Nếu bản sao lỗi, giữ dữ liệu gốc và tạo lại thay vì giả định ZIP đã đầy đủ.
Một ZIP backup tốt không chỉ là file nén có kích thước lớn. Hãy kiểm tra cấu trúc thư mục, tên file, số record, số ảnh và quan hệ giữa ảnh với item. Tạo một file README ghi ngày export, phiên bản app nếu cần, phạm vi property và cách phục hồi. Điều này giúp người khác hiểu package mà không phải đoán.
Giữ ít nhất một bản sao ở vị trí khác với thiết bị chính và dùng quyền truy cập tối thiểu. Nếu lưu trên cloud, kiểm tra lịch sử phiên bản, mã hóa và khả năng tải xuống. Không gửi ZIP chứa địa chỉ, serial hoặc ảnh riêng tư qua link công khai. Khi chia sẻ tạm thời, đặt thời hạn và thu hồi sau khi hoàn tất.
Định kỳ thực hiện restore thử trên thư mục tạm, không ghi đè dữ liệu đang dùng. So sánh một vài item, PDF, CSV và ảnh với bản gốc. Nếu quy trình khôi phục cần mật khẩu hoặc phần mềm riêng, ghi lại hướng dẫn ở nơi an toàn. Backup chỉ có giá trị khi mở được đúng lúc cần.