Checklist ảnh trước khi trả nhà
Trả nhà là thời điểm cần một hồ sơ có thể so sánh với lúc nhận. Chỉ chụp ảnh căn phòng đã dọn sạch thường không đủ; bạn cần chụp cùng các góc, ghi thiết bị, số công tơ, chìa khóa và những thay đổi trong thời gian thuê. RoomLedger có thể giúp sắp xếp ảnh, inventory và report, nhưng không thay thế thông báo theo hợp đồng hay yêu cầu pháp lý.
Kiểm tra điều kiện trước khi chụp
Đọc hợp đồng để biết thời hạn thông báo, việc sửa chữa, vệ sinh, chìa khóa và cách bàn giao. Hoàn tất các việc được thống nhất trước khi chụp. Ghi ngày, property và người thực hiện. Nếu một vấn đề chưa sửa, chụp rõ và ghi trạng thái thay vì cố làm cho ảnh đẹp hơn.
Lặp lại tuyến chụp lúc nhận
Chụp ảnh rộng từ cửa của từng room, sau đó chụp tường, sàn, trần, cửa, cửa sổ, bếp, phòng tắm, thiết bị và điểm từng được ghi nhận. Dùng cùng hướng nhìn hoặc tên phòng để so sánh. Ảnh cận cảnh cần ảnh bối cảnh; nếu có vết mới, ghi vị trí và mô tả quan sát được.
Ghi công tơ và access items
Chụp công tơ điện nước đủ đọc, ghi đơn vị và ngày. Đếm chìa khóa, remote, thẻ và phụ kiện, rồi đối chiếu danh sách lúc nhận. Nếu đã đổi khóa hoặc có item mất, ghi timeline và trao đổi liên quan. Không khẳng định thiết bị hoạt động nếu chưa kiểm tra.
Đóng gói bằng RoomLedger
Trong RoomLedger, tạo report trả nhà, nhóm ảnh theo room, liên kết inventory và thêm caption. Xem RoomLedger. Export PDF, CSV hoặc ZIP theo nhu cầu, mở thử file và giữ bản gốc. Trước khi chia sẻ, xóa ảnh ngoài phạm vi và bảo vệ địa chỉ, chữ ký hoặc dữ liệu của người khác.
Gửi và lưu bằng chứng
Gửi theo kênh và thời hạn hợp đồng, giữ dấu xác nhận nếu phù hợp. Không chỉnh hoặc xóa bản gốc sau khi gửi. Nếu tiền cọc hoặc tranh chấp liên quan, lưu hợp đồng, trao đổi, ảnh và report, rồi hỏi chuyên gia khi cần.
Lưu ý: RoomLedger chỉ giúp tổ chức hồ sơ; nó không quyết định trách nhiệm sửa chữa, tiền cọc hay giá trị pháp lý của report.
Kiểm tra package trước khi gửi
Mở PDF và xem tên room, ngày, ảnh rộng, ảnh cận cảnh, công tơ, chìa khóa và các item còn chờ. Mở ngẫu nhiên ảnh trong ZIP để chắc rằng file không bị hỏng. Xóa giấy tờ hoặc ảnh của người khác không liên quan, nhưng giữ bản nội bộ không chỉnh sửa. Nếu hợp đồng yêu cầu một kênh hoặc thời hạn cụ thể, gửi theo yêu cầu và lưu xác nhận. Những bước này không bảo đảm kết quả tranh chấp, nhưng giúp hồ sơ nhất quán và dễ đọc hơn.