Checklist inventory cho chủ nhà trước khi bàn giao
Chủ nhà hoặc người quản lý cần một hồ sơ mà người thuê có thể đọc và đối chiếu, không chỉ một thư mục ảnh. RoomLedger giúp sắp xếp property, room, inventory, meter, keys, photos, checklist và signature.
Chuẩn bị theo phòng
Ghi tên room, nội thất, thiết bị, phụ kiện, tường, sàn, cửa sổ và dấu hư hỏng nhìn thấy. Chụp toàn cảnh rồi cận cảnh, ghi trạng thái chưa kiểm tra khi khu vực bị che. Với meter và keys, ghi số, đơn vị, loại và số lượng.
Cùng review và ký
Cho người thuê xem từng phần, sửa lỗi trước khi ký nếu có thể và không yêu cầu ký trang chưa đọc. Ghi ngày, người tham dự và phần còn chờ. Form chính thức của hợp đồng vẫn cần được dùng nếu yêu cầu.
Export và chia sẻ
Mở PDF, CSV và ZIP sau export, đặt tên property và ngày, giới hạn thông tin riêng tư. Xem RoomLedger.
Lưu ý: Checklist không thay thế hợp đồng, luật địa phương hoặc tư vấn pháp lý.
Xử lý phần chưa thống nhất
Nếu người thuê không đồng ý mô tả, giữ ảnh, note của từng bên và trạng thái cần review thay vì xóa tranh luận. Ghi deadline phản hồi và form chính thức cần gửi. Sau khi ký, giữ bản PDF/CSV/ZIP có ngày để lần trả nhà dùng đúng phiên bản. Thông tin riêng tư nên được chia sẻ theo nguyên tắc cần biết.
Đối chiếu số lượng chìa khóa, meter, thiết bị và phụ kiện lần cuối. Nếu có khu vực không thể kiểm tra, ghi rõ lý do và kế hoạch kiểm tra lại. Một checklist tốt cho biết cả điều đã xác nhận lẫn điều còn mở, không chỉ các ô đã đánh dấu.
Checklist bàn giao nên chia theo từng room và nhóm: tường, sàn, trần, cửa, thiết bị, ánh sáng, plumbing, furniture, chìa khóa và meter. Với mỗi item, ghi tình trạng lúc vào, ảnh, note của landlord và tenant nếu có. Dùng mô tả cụ thể như “vết xước dài ở cạnh trái” thay vì chỉ ghi “bình thường” để lần sau dễ so sánh.
Chụp ảnh có góc rộng và ảnh chi tiết, giữ ngày chụp nếu thiết bị cho phép. Nếu điều khoản thuê yêu cầu dọn vệ sinh hoặc sửa chữa, ghi rõ việc nào đã hoàn thành và việc nào chờ. Không ký thay người khác và không sửa ảnh để làm mất dấu vết; hãy ghi chú nếu ánh sáng hoặc góc chụp hạn chế.
Trước ngày trả nhà, so sánh snapshot lúc nhận với snapshot hiện tại. Đánh dấu hao mòn hợp lý, hư hỏng mới và item thất lạc theo hợp đồng hoặc quy định liên quan. RoomLedger giúp tạo bằng chứng có tổ chức, nhưng bất đồng về tiền cọc hoặc trách nhiệm cần được xử lý theo thỏa thuận và kênh chính thức.