Lưu hóa đơn trong inventory tài sản với RoomLedger
Hóa đơn có thể giúp xác định item, model, ngày mua và phụ kiện, nhưng không phải lúc nào cũng là bằng chứng duy nhất về tình trạng hoặc giá trị hiện tại. RoomLedger có thể giữ note, ảnh và inventory; hãy liên kết tài liệu với đúng item và giới hạn quyền truy cập.
Chụp và đặt tên rõ
Ghi vendor, ngày, số hóa đơn, item, model, serial và currency nếu xuất hiện. Chụp toàn bộ trang, mặt sau và phụ lục liên quan. Đặt tên theo property, room, item và ngày thay vì tên chung như “receipt1”.
Liên kết nhưng không thay thế record
Một hóa đơn có thể chứa nhiều item; ghi rõ dòng nào thuộc item nào. Giữ tình trạng thực tế bằng ảnh riêng vì hóa đơn không cho biết vết hỏng hiện tại. Nếu hóa đơn có địa chỉ hoặc thông tin cá nhân, không chia sẻ rộng.
Export và sao lưu
Kiểm tra PDF, CSV và ZIP mở được, giữ ảnh gốc và ghi ngày export. Xem RoomLedger để tạo inventory có nguồn tài liệu.
Lưu ý: Hóa đơn không tự quyết định giá trị, quyền sở hữu hoặc trách nhiệm bảo hiểm.
Tách chứng từ khỏi tình trạng hiện tại
Hóa đơn có thể cho biết giá mua nhưng không cho biết món đồ đã hao mòn, sửa chữa hoặc thay thế ra sao. Giữ ảnh hiện trạng riêng và ghi liên kết tới receipt. Nếu hóa đơn không thuộc đúng item, đánh dấu chưa xác minh. Khi gửi cho bảo hiểm hoặc người khác, kiểm tra quyền truy cập và che dữ liệu không cần thiết.
Nếu receipt bị mất, ghi nguồn thay thế và trạng thái chưa xác minh; đừng tạo một giá trị ước tính như thể là giá mua. Với hóa đơn nhiều item, ghi dòng nào thuộc item nào và giữ phần refund hoặc discount. Sau khi export, xác nhận liên kết giữa item, photo và receipt không bị mất.
Ghi ngày liên kết tài liệu và người review để inventory có thể truy nguyên.
Nếu receipt có thông tin thanh toán hoặc địa chỉ, tạo bản chia sẻ đã giới hạn và giữ bản gốc riêng. Kiểm tra hóa đơn sau khi export để chắc ảnh không bị cắt. Khi item được bán, thay thế hoặc chuyển property, cập nhật liên kết nhưng không xóa lịch sử cũ.
Nếu receipt không còn, ghi nguồn thay thế và người xác nhận. Đừng dùng giá ước tính như giá mua đã xác minh. Với nhiều item, đối chiếu từng dòng với ảnh và record, rồi ghi ngày liên kết tài liệu.