PDF và CSV trong inventory RoomLedger khác nhau thế nào?
PDF và CSV phục vụ hai việc khác nhau. PDF dễ đọc và chia sẻ như một report; CSV phù hợp để lọc, kiểm tra số lượng và xử lý trong spreadsheet. Ảnh gốc có thể cần ZIP hoặc bản lưu riêng. RoomLedger giúp export nhưng bạn cần mở và kiểm tra file trước khi gửi.
Dùng PDF để review
Đọc theo room, xem caption, ảnh, signature hoặc note theo quy trình. Kiểm tra trang cuối, ảnh cận và tên property. PDF phù hợp cho người không cần chỉnh dữ liệu nhưng không phải lúc nào cũng dễ lọc tổng.
Dùng CSV để kiểm tra dữ liệu
Lọc theo room, category, trạng thái, serial hoặc ngày. Kiểm tra encoding, delimiter, dòng trống và ký tự đặc biệt. CSV không tự chứa toàn bộ ngữ cảnh ảnh nếu export không kèm link hoặc mã record.
Giữ bản đầy đủ
Khi cần backup, lưu ZIP hoặc bản ảnh theo property. Đặt tên phiên bản, ngày export và quyền truy cập. Xem RoomLedger.
Lưu ý: Format export không thay thế form bàn giao, định giá hoặc yêu cầu pháp lý.
Kiểm tra encoding và liên kết
Mở CSV bằng công cụ người nhận sẽ dùng, kiểm tra dấu tiếng Việt, delimiter, cột bị trống và số dòng. Trong PDF, xem trang cuối, ảnh và caption. Nếu CSV chỉ có mã record, giữ ZIP hoặc thư mục ảnh tương ứng và ghi cách liên kết để người review không mất ngữ cảnh.
Đừng dùng PDF như nguồn duy nhất nếu người nhận cần lọc serial hoặc room. Đừng dùng CSV như nguồn duy nhất nếu cần xem bằng chứng hình ảnh. Ghi format nào là bản đọc, format nào là dữ liệu và format nào là backup.
Trước khi export, chuẩn hóa tên room, item ID và cách viết ngày tháng. Một CSV dễ xử lý nhưng sẽ khó đối chiếu nếu ảnh dùng tên khác. Giữ quan hệ giữa record, ảnh và file đính kèm bằng ID ổn định. Nếu export cho người ngoài, loại bỏ các cột hoặc metadata không cần thiết và ghi rõ những gì đã được ẩn.
Trong PDF, kiểm tra font, dấu tiếng Việt, page break, bảng dài và caption ảnh. Trong CSV, kiểm tra dòng mới trong ô, dấu phẩy, quote, currency và số 0 ở đầu serial. Mở file bằng công cụ thực tế của người nhận, không chỉ bằng trình preview. Nếu có lỗi, tạo lại từ dữ liệu nguồn và ghi version mới.
Một gói bàn giao tốt có README ngắn nêu ngày tạo, phạm vi, cấu trúc thư mục, định nghĩa cột và cách tìm ảnh. Giữ bản gốc bất biến để có thể so sánh. Nếu cần cập nhật, tạo package mới thay vì trộn file cũ và mới vào cùng một thư mục.