Xóa dữ liệu RoomLedger thế nào mà không mất hồ sơ cần giữ?
Xóa dữ liệu có thể là việc cần làm khi property đã kết thúc, ảnh bị nhập nhầm hoặc bạn muốn dọn điện thoại. Nhưng “xóa một ảnh”, “xóa một property” và “xóa app” có mức rủi ro khác nhau. Trước khi dọn, hãy xác định hồ sơ nào còn liên quan đến tiền cọc, bảo hiểm, sửa chữa hoặc tranh chấp.
RoomLedger lưu dữ liệu trên thiết bị và không phải kho lưu trữ cloud để nhà cung cấp khôi phục thay bạn. Vì vậy, export là bước nên làm trước khi xóa những gì quan trọng.
Ba câu hỏi trước khi nhấn xóa
Hồ sơ này có cần giữ theo thỏa thuận hoặc luật địa phương không? Bạn đã có ZIP và PDF mở được chưa? Bản sao có chứa ảnh gốc, ghi chú, chữ ký và inventory cần thiết không? Nếu một câu trả lời là “chưa biết”, hãy tạm dừng và kiểm tra.
Dọn dữ liệu có kiểm soát
Xuất property theo ngày, giải nén thử và mở các file chính. Nếu chỉ xóa ảnh trùng, kiểm tra hạng mục liên kết có còn ảnh đúng không. Nếu xóa property đã hoàn tất, ghi tên property và ngày trong kho lưu trữ. Nếu đổi iPhone, không xóa app cũ cho đến khi bản sao đã được kiểm tra ở nơi mới.
Không gửi bản sao có địa chỉ hoặc chữ ký cho người không liên quan. Khi không còn nhu cầu lưu, xóa cả bản tạm và xem lại thư mục chia sẻ. Xem chính sách dữ liệu RoomLedger.
Phân biệt xóa khỏi app và xóa khỏi mọi nơi
Xóa một property khỏi RoomLedger không tự động xóa PDF, ảnh hoặc ZIP bạn đã lưu trong Files, Photos, email hay máy tính. Lập danh sách nơi đã xuất trước đây nếu mục tiêu của bạn là giảm dữ liệu hoàn toàn. Ngược lại, nếu còn nghĩa vụ lưu hồ sơ, đừng xóa bản ngoài app chỉ vì đã xóa bản trong app.
Khi dọn dữ liệu của người cũ, kiểm tra cả preview, thư mục tạm và bản backup của thiết bị theo quy trình bảo mật. Nếu property liên quan đến khiếu nại, bảo hiểm hoặc tiền cọc, hãy giữ nguyên bản cần thiết và xin hướng dẫn chuyên môn trước.
Một cách an toàn là lập bảng nhỏ gồm tên property, ngày export, nơi lưu ZIP và người có quyền truy cập. Sau khi xác nhận bản sao, mới quyết định dữ liệu nào được xóa khỏi app. Nếu nhiều người cùng quản lý hồ sơ, thông báo trước để không có người đang dựa vào một bản mà bạn dọn bất ngờ.
Lưu ý: Yêu cầu lưu hồ sơ phụ thuộc địa phương và hoàn cảnh; hãy hỏi chuyên gia khi có tranh chấp hoặc nghĩa vụ bảo hiểm.